Sistem Informasi Pengolahan dan pemasaran hasil pertanian

P

EDOMAN SISTEM
DATA - INFORMASI


PENDAHULUAN

Sistem Informasi Pengolahan dan pemasaran hasil pertanian pada hakekatnya merupakan suatu sistem dari semua bentuk kegiatan perolehan dan pengolahan data yang terkoordinasi, terintegrasi dan saling berinteraksi dari seluruh aktivitas lingkup pengolahan dan pemasaran hasil pertanian.

Ketersediaan data statistik pengolahan dan pemasaran hasil pertanian yang lengkap dan akurat adalah prasyarat penting dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian pembangunan industri pertanian Indonesia. Oleh sebab itu pengembangan data statistik pengolahan dan pemasaran hasil pertanian perlu diarahkan pada ketersediaan data dan informasi yang lengkap, akurat, relevan, dan konsisten yang kesemuanya tidak terlepas dari manajemen data dan informasi.

Data dan informasi pengolahan dan pemasaran hasil pertanian memegang peranan penting dalam proses perencanaan produksi dan distribusi dalam perkembangan pertanian Indonesia, bahkan informasi merupakan salah satu input yang berperan sama penting dengan input-input lainnya. Oleh karena itu data dan informasi seharusnya dianggap pula sebagai suatu sumberdaya yang harus dikelola sama baiknya dengan sumberdaya lainnya.

Untuk itu, perlu disusun suatu pedoman penyempurnaan metodologi pengumpulan, pengolahan, analisis dan penyajian data/ informasi berikut peraturan-peraturan pendukungnya, serta peningkatan kemampuan sumberdaya manusia, pembaharuan sarana dan prasarana yang dapat menunjang tercapainya sasaran untuk mendapatkan data yang akurat, informatif dan representatif.

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari penyusunan pedoman pengembangan data-Informasi pertanian adalah memberi landasan yang kokoh dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian pembangunan pertanian yang terpadu, dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan pembangunan pertanian Nasional.

Tujuan penyusunan Pedoman Sistem Data dan Informasi ini adalah :

1.Sebagai acuan dalam pengembangan Sistem Data dan Informasi lingkup Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian, Departemen Pertanian.
Menyusun pengembangan Sistem Informasi yang terpadu, terintegrasi, tepat guna dan bermanfaat bagi para pengguna baik pengambil keputusan, pelaku agribisnis ataupun pihak lain yang terkait.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup penyusunan pedoman pengembangan sistem data dan informasi pengolahan dan pemasaran hasil pertanian ini meliputi :
1.Mekanisme Kelembagaan dan prosedur sistem
2.Peningkatan Kemampuan SDM
3.Pembaharuan Sarana dan Prasarana
4.Sistem Manajemen Data - Informasi
5.Sistem Jaringan Informasi

KERAGAAN SISTEM DATA-INFORMASI

Data–data pertanian yang ada sekarang sangat beragam dan tersebar diberbagai unit kerja lingkup Departemen Pertanian dan instansi terkait lainnya serta asosiasi-asosiasi dan sebagainya. Data pengolahan dan pemasaran hasil pertanian tersebut juga belum terkoordinasi dan dikelola dengan baik.

Kondisi sarana dan fasilitas seperti untuk pengumpulan, pengolahan, analisis dan penyajian data statistik pengolahan dan pemasaran hasil pertanian masih sangat terbatas. Hal ini secara tidak langsung maupun langsung akan mempengaruhi kelancaran pelaksanaan pengelolaan perstatistikan. Penggunaan perangkat komputer masih terbatas dan belum dimanfaatkan secara lebih optimal.

Disamping itu kurangnya apresiasi dan kesamaan visi dan persepsi dari jajaran pimpinan lingkup Ditjen BP2HP mengenai komitmen terhadap pentingnya data dan informasi menyebabkan kegiatan yang berkaitan dengan data dan informasi kurang dihargai.


PEDOMAN PENGEMBANGAN KELEMBAGAAN DAN MEKANISME KERJA

Secara khusus tugas pokok dan fungsi Bagian Perencanaan cq Sub Data-informasi Ditjen Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian adalah membina dan mengembangkan Sistem Informasi Pertanian termasuk informasi pengolahan dan pemasaran hasil pertanian pada lingkup Ditjen BP2HP. Sub data-informasi sebagai pelaksana teknis dalam tanggungjawab di bidang data dan informasi perlu melakukan pembinaan dan koordinasi dalam penyelenggaraan statistik dan sistem informasi pengolahan dan pemasaran hasil pertanian di lingkup Ditjen BP2HP.

Salah satunya adalah dengan melakukan koordinasi yang berkesinambungan antar jajaran lingkup pertanian di pusat maupun di daerah dalam rangka menyamakan persepsi dan menyusun program pengembangan sistem informasi dan statistik pengolahan dan pemasaran hasil pertanian untuk masa mendatang. Dengan demikian diharapkan dapat terwujud sinkronisasi program dan kegiatan sistem informasi dan perstatistikan, baik yang dilaksanakan oleh sub data-informasi , mitra kerja unit eselon I lingkup Departemen pertanian maupun unit kerja jajaran pertanian di daerah, yang meliputi :
a.pengembangan dan penyempurnaan metode pengumpulan, pengolahan,analisis,dan penyajian statistik dan informasi pertanian .
b.Mengevaluasi hasil-hasil yang telah dicapai maupun hambatan-hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan perstatistikan dan sistem informasi,terutama pada tahap awal pelaksanaan otonomi daerah.
c.Mencari pemecahan masalah-masalah yang dihadapi dalam penyelenggaraan ststistik dan pengembangan sistem informasi pertanian baik di tingkat pusat maupun daerah.




Hasil dari sinkronisasi yang diharapkan adalah sebagai berikut :
a.Terwujudnya penyelenggaraan statistik dan sistem informasi pengolahan dan pemasaran hasil pertanian yang memiliki tingkat validitas dan akurasi data / informasi yang tinggi.
b.Terkoordinasinya kegiatan pengembangan sistem informasi dan perstatistikan pertanian di pusat dan daerah yang mencakup kegiatan penyempurnaan dan pengembangan metoda pengumpulan, analisis dan penyajian data,sistem informasi pertanian dan jaringan komunikasi data serta pengembangan sumber daya manusia.

Dalam rangka meningkatkan kualitas data, perlu adanya upaya pemberdayaan institusi pengumpulan data terutama pada tingkat kecamatan yang mencakup sarana, kemampuan sumberdaya manusia, dan pengurangan tugas rangkap bagi pengelola data dan informasi.

Guna menjamin kelancaran aliran data dan informasi pertanian dari tingkat kabupaten/kota, propinsi sampai ke pusat perlu dikembangkan suatu sistem jaringan on-line yang menghubungkan unit-unit berbagai sektor.

Ikut berperan aktif di dalam setiap kegiatan Forum komunikasi bekerjasama dengan Pusdatin Deptan serta yang dilaksanakan oleh pihak propinsi dengan melibatkan kabupaten / kota sehingga kabupaten / kota menyadari perlunya data dan informasi yang bisa dipergunakan untuk kepentingan bersama.

Dengan telah diundangkan Undang-Undang No.22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan Peraturan Pemerintah No.25 tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah Daerah dan Kewenangan Propinsi sebagai daerah otonom, penyelenggaraan perstatistikan dan penyebaran informasi pertanian perlu penyesuaian dengan mengacu pada undang-undang dan peraturan pemerintah tersebut.

Penyajian dan penyebaran data dan informasi pertanian, baik ditingkat regional maupun nasional dilakukan oleh kabupaten/kota, propinsi dan pusat sesuai dengan tugas dan kemampuan masing-masing dengan memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia.



Semangat yang tersirat dalam Undang-Undang No.22/1999 tentang Pemerintah Daerah yang telah memberikan otonomi yang luas kepada kabupaten/kota harus diinterpretasikan agar aliran komunikasi data dan informasi pertanian tidak terputus-putus di berbagai tingkatan mulai dari desa, kecamatan, kabupaten/kota,propinsi hingga ke pusat.

Perlu diperjelas adanya mekanisme pembagian tugas dalam pengelolaan data dan informasi pertanian dan jenis komoditi unggulan sesuai dengan potensi daerah masing-masing pada tingkat kabupaten/ kota, propinsi dan tingkat pusat yang mengacu kepada UU No.22/1999 tentang pemerintahan Daerah, dimana otonomi diberikan seluas-luasnya kepada Pemerintahan Daerah, dan UU No.16/1997. Oleh karena itu statistik sektoral sebaiknya diselenggarakan dan merupakan tanggung jawab sektoral yang dapat dilaksanakan secara mandiri oleh sektor yang bersangkutan atau secara bersama-sama dengan BPS. Berdasarkan hal tersebut, maka pembagian kewenangan dan tanggung jawab penyelenggaraan perstatistikan harus dibedakan atas:

1)Pemerintahan Pusat mempunyai kewenangan dan bertanggung jawab terhadap :
a)Standarisasi dan pengembangan konsep, definisi dan pengertian seluruh aspek perstatistikan,sehingga konsep dan definisi tersebut sesuai dengan perkembangan yang ada di dunia dan kompatibel serta dapat dibandingkan dengan negara-negara lain (comparable).
b)Penyelenggaraan perstatistikan untuk komoditi strategis nasional serta statistik sumberdaya strategis nasional
c)Penyebarluasan / diseminasi konsep dan metodologi baku.
d)Pembinaan tenaga teknis perstatistikan.

2)Pemerintahan Propinsi mempunyai kewenangan dan bertanggung jawab terhadap :
a)Manajemen penyelenggaraan perstatistikan komoditi strategis yang didekonsentrasikan dari pusat dalam rangka mengkoordinasikan penyelenggaraan antar wilayah (pemerintah kabupaten/kota).
b)Pemantauan penyelenggaraan perstatistikan di kabupaten (berbantuan)
c)Koordinasi penyelenggaraan statistik kabupaten untuk komoditi yang spesifik wilayah propinsi (antar kabupaten).

3)Pemerintah Kabupaten mempunyai kewenangan dan bertanggung jawab terhadap:
a)Operasional pengumpulan data di kabupaten dalam rangka penyelenggaraan perstatistikan yang menjadi tanggung jawab pemerintah pusat dan propinsi (butir 1) a), b)).
b)Manajemen perstatistikan spesifik kabupaten (dalam rangka otonomi daerah).
c)Diseminasi data /informasi kepada pemakai langsung (petani, pedagang, lembaga pemerintah maupun swasta).
d)Penyediaan tenaga (penyuluh) pengumpul data di lapangan.


Bagan Mekanisme data Pusat-Daerah

Sehubungan dengan mulai dilaksanakannya otonomi daerah, maka secara otomatis kegiatan pengelolaan data dan informasi pertanian juga menganut sistem desentralisasi. Untuk itu, daerah juga harus menyadari bahwa penyebaran data dan informasi bukan merupakan tanggung jawab daerah terhadap pusat tetapi merupakan kegiatan dalam rangka mempromosikan potensi daerahnya. Dengan penyebaran data dan informasi tersebut akan memberikan umpan balik (feedback) pada kemajuan daerah tersebut berupa peluang untuk menarik investor.

Data dan informasi pertanian dikumpulkan di tingkat kecamatan, dikompilasi dan di entri di kabupaten/kota dengan menggunakan fasilitas formulir elektronik (E-Form) dan disimpan dalam database berbasis web. Data dan informasi pertanian lintas kabupaten/kota di verifikasi dan validasi di propinsi, selanjutnya data dan informasi pertanian lintas propinsi diverifikasi dan validasi ditingkat pusat, hasil verifikasi dan validasi data disimpan dalam database.



Untuk menjamin kelancaran aliran data dan informasi pertanian tersebut perlu dibentuk unit struktural setingkat eselon IV di tingkat kabupaten/kota dan propinsi.

Mengingat telah dihapuskannya Direktorat Bina Usaha pada Direktorat-direktorat Jenderal di Departemen Pertanian, maka Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil pertanian, perlu segera mengambil langkah untuk melaksanakan pengumpulan data yang terkait dengan informasi pasar.

PEDOMAN PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN DATA-INFORMASI

Data pengolahan dan pemasaran hasil pertanian dapat diklasifikasikan dan dikembangkan menjadi suatu spesifikasi modul database yang mencakup :

1.Modul database pewilayahan sentra agribisnis yang meliputi perkembangan data sentra produksi agribisnis, data potensi wilayah, informasi usahatani wilayah, serta informasi mengenai pemasaran hasil pertaniannya. Pada hakekatnya modul database inilah yang menjadi pedoman dasar dalam mendukung modul-modul database lainnya.
2.Modul database Investasi dan Permodalan, yang meliputi manajemen data pendukung dalam pengembangan investasi dan permodalan lingkup agribisnis di Indonesia seperti potensi dan peluang agribisnis wilayah, harga dan pemasaran serta kelembagaan ekonomi yang mendorong pemasaran komoditi
3.Modul Database pengelolaan lingkungan / AMDAL, meliputi Dokumen-dokumen dokumen pengelolaan lingkungan serta analisa mengenai dampak lingkungan yang berperan sebagai pedoman dalam pengembangan investasi dan permodalan di bidang usaha pengembangan agribisnis di Indonesia
4.Modul Database Standardisasi dan akreditasi agribisnis, meliputi manajemen data standard Nasional Indonesia di bidang agribisnis, persyaratan mutu komoditi, Batas maksimum Residu pestisida serta akreditasi dan sertifikasi terhadap spesifikasi usaha pengembangan agribisnis di Indonesia
5.Modul Database perusahaan agribisnis, yang meliputi direktori manajemen data-data yang menggambarkan perkembangan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis baik secara administratif maupun di dalam perkembangan teknis kegiatan usahanya
6.Modul database Kelembagaan dan kemitraan, yang menggambarkan direktori kelembagaan serta jenis kemitraan yang mengembangkan usaha agribsnis Indonesia
7.Modul database informasi pasar yang meliputi manajemen data informasi pasar baik itu sentra pasar dalam negeri maupun sentra pasar luar negeri, informasi ekspor-impor, negara pengekspor dan negara pengimpor yang terkait dengan pengembangan agribisnis Indonesia
8.Modul database peraturan/perundangan, yang meliputi manajemen data dokumen-dokumen peraturan dan perundangan yang berkaitan dengan perkembangan pengolahan dan pemasaran hasil pertanian Indonesia. Jenis peraturan / perundangan tersebut meliputi:
a.GBHN
b.Undang-undang yang terkait
c.Peraturan Pemerintah
d.Keputusan Presiden
e.Instruksi Presiden
f.Keputusan Eselon I lingkup Deptan (DirJen / Sekjen / Ka Badan / )
g.Keputusan Gubernur sebagai Kepala Daerah Tingkat I yang terkait
h.Keputusan Kepala Daerah Tingkat II (Walikota / Bupati) yang terkait
i.Keputusan Instansi selain Deptan yang terkait yang berhubungan dengan perkembangan pertanian pada umumnya dan agribisnis di Indonesia pada khususnya
9.Modul database pendukung lainnya


Yang harus diperhatikan di dalam Pengembangan Sistem Database Pengolahan dan pemasaran hasil pertanian adalah format standardisasi Data-data / Informasi Pengolahan dan pemasaran hasil pertanian tersebut berkriteria akurat, mudah diaplikasikan / dikompilasi, serta dapat mengikuti perkembangan sesuai dengan kebutuhan situasi / kondisi jangka pendek/panjang/menengah pada lingkup pembangunan Agribisnis khususnya serta pada perkembangan pertanian Indonesia pada skala Nasional.

Output dari hasil proses kompilasi database tersebut berupa
1.format digital (file teks, grafis, animasi, dan sebagainya),
2.Format website modul (berbasis teknologi web)
3.Format Spasial modul (berbasis peta – Informasi Geografis)
4.Format buku-buku, brosur, artikel, formulir, dan sebaginya
5.Format lain-lain yang mendukung disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan




Alur database Pengolahan dan pemasaran hasil pertanian dapat diskemakan sebagai berikut :





Target utama dari implementasi pengembangan manajemen data pengolahan dan pemasaran hasil pertanian adalah memastikan agar setiap data dapat menjadi aset bagi semua institusi yang memilikinya, dalam hal ini Ditjen BP2HP. Yang aplikasinya adalah integrasi modul database tersebut menjadi sebuah Data warehouse sebagai pusat repositori (gudang) informasi yang mampu memberikan informasi yang bersifat historis (summarized & aggregate) yang dapat mendukung pengambilan keputusan (Decision Support System-DSS) dan Sistem informasi bagi para eksekutif/pimpinan (Executive Information System -EIS).

Data-data tadi dirangkum ke dalam berbagai dimensi, misalnya: periode waktu (time period), produk, wilayah dan lain sebagainya untuk memberikan suatu nilai sejarah (historikal) sebagai bahan analisa. yang nantinya bermanfaat dalam proses perangkuman data dan agregasi data. Hasil dari penjelasan pada setiap data tersebut akan mendapatkan interpretasi yang teliti dan tepat.

Secara umum tahapan pengembangan sistem database adalah sebagai berikut :
1Pengumpulan data.
2Identifikasi sistem.
3Analisis dan perancangan sistem.
4Penyusunan database
5Penulisan program (Coding).
6Pengujian I.
7Perbaikan program.
8Pengujian II.










SPESIFIKASI ATRIBUT KAMUS DATA


Spesifikasi atribut yang umum digunakan sebagai Kamus data informasi yang nantinya dapat digunakan sebagai acuan dasar dalam desain database, sebagai berikut :


Propinsi : * nama dari 30 propinsi di Indonesia, karakter
Kode Propinsi : * acuan kode Propinsi dari BPS berdasarkan nama
propinsi di Indonesia, bilangan 2 digit
Kabupaten : * nama Kabupaten-Kabupaten yang terdapat di masing-masing propinsi,
karakter
Kode Kabupaten : * acuan kode Kabupaten dari BPS berdasarkan nama Kabupaten di Indonesia,
bilangan 4 digit
Subsektor : * Subsektor pertanian
[T.Pangan | Horti | Peternakan | Perikanan | Perkebunan]
Komoditi : * Nama Komoditi pada masing-masing subsektor, termasuk komoditi unggulan
berdasarkan subsektor pada kabupaten/propinsi yang bersangkutan, karakter
Kode Komoditi : * acuan kode Komoditi BPS dari nama komoditi berdasarkan Subsektor

Note : Nilai atribut dibawah ini harus berdasarkan / sesuai dengan komoditi yang bersangkutan

Luas panen (Ha) : * Jumlah luas panen dari komoditi ybs, bilangan
Produktivitas (ton/ha) : * Nilai produksi dari komoditi ybs pada lingkup luas panen tertentu, bilangan
Daerah pengembangan:* Nama daerah pengembangan dari komoditi ybs, karakter
Luas areal (ha) : * Jumlah luas areal dari komoditi ybs pada daerah tertentu, bilangan
Bulan tanam : * nama 12 bulan kalender dalam satu tahun
Bulan panen : * nama 12 bulan kalender dalam satu tahun

Luas tanam (ha) : * Jumlah luas tanam dari komoditi ybs, bilangan
Produksi (ton) : * Jumlah produksi pada komoditas ybs, bilangan
Harga rata-rata (Rp/Kg): * Harga rata-rata dari produksi pada komoditi ybs, bilangan
Jumlah pemasaran dalam negeri (ton) :
* Jumlah pemasaran komoditi ybs di dalam negeri, bilangan
Harga pemasaran dalam negeri (Rp/Kg) :
* Nilai hasil pemasaran komoditi ybs di dalam negeri, bilangan
Tujuan pasar di dalam negeri :
* Daerah tujuan pemasaran di dalam negeri
Jumlah pemasaran luar negeri (ton) :
* Jumlah pemasaran komoditi ybs di luar negeri, bilangan
Harga pemasaran luar negeri (Rp/Kg atau dollar ) :
* Nilai hasil pemasaran komoditi ybs di luar negeri,
Tujuan pasar di luar negeri :
* Daerah tujuan pemasaran di luar negeri
Curah hujan rata-rata pertahun (mm) :
* Curah hujan rata-rata pertahun pada daerah komoditi ybs, bilangan.
Bulan curah hujan tertinggi :
nama 12 bulan dalam satu tahun
Jumlah curah hujan tertinggi pada bulan ybs (mm) :
* Jumlah curah hujan tertinggi pada bulan ybs di daerah komoditi ybs
Bulan curah hujan terendah :
nama 12 bulan dalam satu tahun
Jumlah curah hujan terendah pada bulan ybs (mm) :
* Jumlah curah hujan terendah pada bulan ybs di daerah komoditi ybs,
Suhu udara (0C) : * Suhu udara rata-rata pada daerah komoditi ybs, bilangan
Lama penyinaran perhari (jam/hari) :
* Jumlah lama penyinaran matahari dalam satu hari pada daerah komoditi ybs,
Kecepatan angin (m/detik) :
* Kecepatan angin rata-rata pada daerah komoditi ybs, bilangan
Irigasi teknis (ha) : * Luas penggunaan irigasi teknis pada komoditi ybs, bilangan
Irigasi semi teknis (ha): * Luas penggunaan irigasi semi teknis pada komoditi ybs, bilangan
Irigasi sederhana (ha) : * Luas penggunaan irigasi sederhana pada komoditi ybs, bilangan
Irigasi tadah hujan(ha): * Luas penggunaan irigasi tadah hujan pada komoditi ybs, bilangan
Transportasi jalan aspal (km) :
* Panjang bentangan transportasi jalan aspal pada daerah komoditi ybs
Transportasi jalan tanah (km) :
* Panjang bentangan transportasi jalan tanah pada daerah komoditi ybs,
Jenis kesuburan tanah : * Jenis kesuburan tanah yang terdapat pada daerah komoditi ybs.
[Subur | sedang | rendah | sangat rendah]
Bentuk wilayah : * Bentuk wilayah pada daerah komoditi ybs.
[ datar | berombak | bergelombang | berbukit | bergunung ]
Kemiringan tanah (%) :* Derajat kemiringan tanah pada daerah komoditi ybs, bilangan
Budidaya olah tanah : * Pola budidaya olah tanah pada komoditi ybs, [ manual | mesin ]
Budidaya pemeliharaan :
* Pola budidaya pemeliharaan pada komoditi ybs, [ manual | mesin ]
Budidaya panen : * Pola budidaya panen pada komoditi ybs, [ manual | mesin ]
Pasca panen : * Pola budidaya panen pada komoditi ybs, [ manual | mesin ]
Agroindustri : * Pola budidaya agroindustri pada komoditi ybs, [ manual | mesin ]
Jumlah penduduk (jiwa):
* Jumlah penduduk pada daerah komoditi ybs, bilangan
Jumlah petani (jiwa) : * Jumlah petani pada daerah komoditi ybs, bilangan
Jumlah Kelompok tani (kelompok) :
* Jumlah Kel.tani pada daerah komoditi ybs, bilangan
Jumlah KUD/KOPAKU (unit) :
* Jumlah unit KUD/KOPAKU pada daerah komoditi ybs, bilangan
Jumlah Bank / lembaga pendanaan (unit) :
* Jumlah unit Bank/Lembaga Pendanaan pada daerah komoditi ybs, bilangan
Jumlah Pasar Induk (komoditas pertanian) (unit) :
* Jumlah unit pasar induk komoditas pertanian pada daerah komoditi ybs,
Jenis perusahaan (unit) : [ PMA | PMDN | Non fasilitas ]

Jumlah perusahaan (unit) :
* Jumlah unit perusahaan pada daerah komoditi ybs berdasarkan jenis investasi,
Jumlah Pelabuhan (unit) :
* Jumlah unit pelabuhan pada daerah komoditi ybs, bilangan
Lokasi pelabuhan : * Nama lokasi pelabuhan pada daerah komoditi ybs.
Nama daerah : * Nama daerah dimana lokasi pelabuhan terletak berdasarkan komoditi
ybs.
Jarak pelabuhan dari kota propinsi (km) :
*Jarak pelabuhan di daerah komoditi ybs dari kota propinsi, bilangan
Jumlah Bandara (unit): * Jumlah unit Bandar udara pada daerah komoditi ybs, bilangan
Lokasi Bandara : * Nama lokasi pelabuhan udara pada daerah komoditi ybs.
Nama daerah : * Nama daerah lokasi pelabuhan udara berdasarkan komoditi ybs.
Jarak Bandara dari kota Propinsi (km) :
*Jarak pelabuhan udara di daerah komoditi ybs dari kota propinsi, bilangan
Pendapatan Domestik Bruto (PDB) Daerah (Rp Juta) :
* Jumlah PDB penduduk pada daerah komoditi ybs, bilangan
Persentasi PDB dari sektor pertanian (%) :
* Persentasi perolehan PDB dari sektor pertanian pada daerah komoditi ybs,
Investasi daerah pada sektor pertanian (Rp juta) :
* Nilai investasi pada sektor pertanian pada daerah komoditi ybs, bilangan
Persentasi NPV (pada kelayakan usaha agribisnis tiap komoditi per hektar) (…%) :
* Persentasi NPV pada komoditi ybs, bilangan
Persentasi BCR (pada kelayakan usaha agribisnis tiap komoditi per hektar) (…%) :
* Persentasi BCR pada komoditi ybs, bilangan
Persentasi IRR (pada kelayakan usaha agribisnis tiap komoditi per hektar) (…%) :
* Persentasi IRR pada komoditi ybs, bilangan

Nama Perusahaan : * Nama perusahaan ybs
Jenis Penanaman Modal : [ PMA / PMDN / Non fasilitas ]
Bidang Usaha :
* Jenis bidang usaha yang dikerjakan dari perusahaan ybs berdasarkan subsektor
Lokasi Proyek :
* Alamat / daerah kegiatan proyek perusahaan ybs berdasarkan propinsi
Alamat kantor :
nama jalan+no_rumah+kota+kode pos+telepon + fax

nama jalan : karakter 20 digit
no_rumah : bilangan 4 digit
kota : karakter 20 digit
kodepos : bilangan 5 digit
telepon : kode wilayah + no_telepon
kode wilayah : bilangan 3 digit
no telepon : bilangan 7 digit
fax : kode wilayah + no fax
kode wilayah : bilangan 3 digit
no fax : bilangan 7 digit

Produksi :
jenis barang/jasa + satuan + kapasitas terpasang + kapasitas riil
jenis barang/jasa :
*Jenis barang/jasa yang diproduksi oleh perusahaan ybs berdasarkan
subsektor
Satuan :
*Bentuk satuan/jumlah dari jenis barang/jasa yang diproduksi dari
perusahaan ybs berdasarkan subsektor.
Kapasitas Terpasang :
*kapasitas produksi dari perusahaan ybs berdasarkan kapasitas
terpasang
Kapasitas Riil :
*jumlah kapasitas produksi yang berhasil dipenuhi dari perusahaan ybs
berdasarkan subsektor

Pemasaran Dalam Negeri :
Persentasi + tonase + tujuan pasar
*data-data mengenai jumlah pemasaran hasil produksi dan daerah tujuan di dalam
negeri serta perbandingan hasil pemasaran tersebut dibandingkan dengan pemasaran ke luar negeri dari perusahaan ybs berdasarkan subsektor.
Persentasi : numerik + satuan persen
tonase : numerik + satuan ton
tujuan pasar : nama propinsi/kabupaten di Indonesia

Pemasaran Luar Negeri :
Persentasi + tonase + tujuan pasar
*data-data mengenai jumlah pemasaran hasil produksi dan negara tujuan tujuan di
luar negeri serta perbandingan hasil pemasaran tersebut dibandingkan dengan pemasaran ke dalam negeri dari perusahaan ybs berdasarkan subsektor.
Persentasi : numerik + satuan persen
tonase : numerik + satuan ton
tujuan pasar : nama negara-negara

Tenaga Kerja Indonesia (TKI) : jumlah orang + jumlah persentasi TKI
jumlah orang : numerik + satuan orang
* jumlah kapasitas TKI yang telah dapat diserap dari perusahaan ybs
jumlah persentasi TKI : numerik + satuan persen
* perbandingan persentasi TKI dengan TKA

Tenaga Kerja Asing (TKA) : jumlah orang + jumlah persentasi TKA
jumlah orang : numerik + satuan orang
* jumlah kapasitas TKA yang diserap dari perusahaan ybs
jumlah persentasi TKA : numerik + satuan persen
* perbandingan persentasi TKA dengan TKI

Investasi Modal Tetap Proyek :
jumlah rupiah + jumlah persentasi investasi
* data investasi modal tetap dari perusahaan ybs
jumlah rupiah : numerik 16 digit + satuan rupiah
jumlah persentasi modal : numerik + satuan persen
perbandingan persentasi investasi modal tetap dengan modal kerja

Investasi Modal kerja Proyek :
jumlah rupiah + jumlah persentasi investasi
* data investasi modal kerja dari perusahaan ybs
jumlah rupiah : numerik 16 digit + satuan rupiah
jumlah persentasi investasi : numerik + satuan persen
perbandingan persentasi investasi modal kerja dengan modal tetap

Pembiayaan Modal sendiri :
jumlah rupiah + jumlah persentasi pembiayaan
* jumlah pembiayaan atas dasar modal sendiri dari perusahaan ybs
jumlah rupiah : numerik 16 digit + satuan rupiah
jumlah persentasi modal : numerik + satuan persen
*perbandingan persentasi modal sendiri dengan modal pinjaman

Pembiayaan Modal pinjaman :
jumlah rupiah + jumlah persentasi pembiayaan
* jumlah pembiayaan atas dasar modal pinjaman dari perusahaan ybs
jumlah rupiah : numerik 16 digit + satuan rupiah
jumlah persentasi modal : numerik + satuan persen
*perbandingan persentasi modal pinjaman dengan modal sendiri

Izin usaha berakhir :
*data batas waktu dari berakhirnya izin usaha perusahaan ybs
Keterangan : memo
*Keterangan tambahan



PEDOMAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SDM

Peningkatan kemampuan sumber daya manusia melalui pelatihan, pendidikan berjenjang juga harus didukung dengan kebijakan-kebijakan yang kondusif. Beberapa hal yang perlu menjadi perhatian adalah sebagai berikut :

1.Perlu mempromosikan wadah jabatan fungsional untuk memotivasi dan mendorong untuk meningkatkan profesionalisme di bidang statistik dan sistem informasi karena setiap pejabat fungsional statistisi dan pranata komputer dipacu untuk memperoleh nilai angka kredit atas kegiatan yang dilakukan .
2.Perlunya dilakukan pelatihan yang berkelanjutan, baik untuk tenaga analisis statistik maupun tenaga komputer. Tidak hanya pada tingkat dasar saja tetapi juga sampai tingkat mahir atau bergelar ( Sarjana, Pasca Sarjana) dengan mengusahakan pembiayaan dari institusi. Program ini bertujuan guna meningkatkan kemampuan & kinerja dan pengetahuan teknis di bidang komputerisasi. data informasi serta statistik dalam lingkup organisasi. Format implementasinya adalah dengan mengirim dan membiayai SDM Ditjen BP2HP untuk mengikuti sekolah / pelatihan / kursus pada suatu lembaga pendidikan atau meminta suatu lembaga pendidikan untuk mengirimkan pengajar untuk memberikan pencerahan di lingkungan kerja (inhouse training)

PEDOMAN PENGEMBANGAN SISTEM JARINGAN INFORMASI

Pengembangan Sistem Informasi Pengolahan dan pemasaran hasil pertanian difokuskan dengan mengembangkan suatu sistem jaringan komputer yang terintegrasi dan interaktif dalam aktivitas olah data dan informasi. Sistem jaringan tersebut pada akhirnya juga tidak hanya interaktif pada lingkup internal saja atau di Departemen Pertanian saja, tetapi juga dapat berinteraksi dengan sistem di luar lingkup tersebut (Open System) . Mengoptimalkan pemanfaatan teknologi internet dengan media berbasis web merupakan fokus dari pengembangan sistem jaringan komputer ini, karena saat ini merupakan teknologi komunikasi data yang tepat guna, dalam arti teknologi yang memiliki tingkat skalabilitas, fleksibilitas, reliabilitas, manajebilitas, serta sekuritas yang baik.

Internet merupakan sekumpulan jaringan komputer global yang saling berinteraksi atau berkomunikasi tanpa batas yang melibatkan jutaan komputer yang tersebar di seluruh dunia melalui suatu perangkat yang disebut Protokol Transmission Control Protocol / Internet Protocol (TCP/IP).

TCP / IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol ) Merupakan standard protokol dalam konektivitas di Internet, TCP/IP memungkinkan hubungan virtual antar komputer, dimana komputer-komputer yang terhubung dapat saling berinteraksi untuk pertukaran data serta layanan aplikasi jaringan lainnya.

Standard TCP/IP yang mendukung pengembangan OSI (Open System Interconnection), sehingga dapat dikembangkan dengan mudah sesuai dengan perangkat keras yang dimiliki dan dapat diimplementasikan pada platform hardware yang beragam.


Ditjen BP2HP perlu mengembangkan infrastruktur jaringan Intranet yang terintegrasi dengan Internet yang diproyeksikan untuk komunikasi interaktif komputer lingkup Departemen Pertanian yang memanfaatkan sirkuit sewa (leased line) yang telah dikembangkan Pusdatin dengan pertimbangan untuk meningkatkan kualitas akses jaringan Internet dan kontinyu juga memanfaatkan infrastruktur jaringan informasi lokal (LAN – Local Area Network) yang telah terbentuk.



Selanjutnya pengembangan infrastruktur jaringan serta sosialisasi pemanfaatannya dapat diterapkan sampai pada tingkat staf Ditjen BP2HP dengan secara fisik menghubungkan seluruh perangkat komputer di Ditjen BP2HP ke dalam jaringan Intranet BP2HP yang terintegrasi dengan kecepatan akses data jaringan lokal / Intranet mencapai 10 Mbps dan pada 1 kanal akses 64 Kbps dengan potensi ekspansi dapat dikembangkan menjadi 2 kanal akses 128 kbps

Sebagai Host Repository, Sub Data Informasi perlu mempersiapkan pengelolaan dan pengadministrasian data dan informasi untuk disajikan kepada khalayak secara kontinyu serta terintegrasi.

Implementasinya selanjutnya adalah perlunya mengembangkan Host Data Internal, sebagai Pusat alokasi data informasi Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian. Host Data internal tersebut antara lain :
Database Server, Database server ini dikembangkan untuk lingkup internal jaringan lokal Pusat data BP2HP yang akan berfungsi sebagai fasilitas pengelolaan data yang nantinya disajikan salah satunya melalui internet dengan format berbasis Web.
Web Host Server, Pengembangan Web Host sebagai sarana dan fasilitas pengelolaan dan penyajian informasi organisasi BP2HP, serta untuk lingkup internal organisasi . Tingkat daerah pun dapat mengalokasikan informasi intern daerahnya serta membantu di dalam pembaharuan informasi pada Website BP2HP tersebut secara on-line, seperti dengan e-mail, FTP, maupun E-form (Formulir Elektronik)
FTP Server, File Transfer Program (FTP), merupakan fasilitas untuk mengakses Online database.umumnya dapat digunakan sebagai aplikasi untuk melakukan download / upload file untuk melakukan pembaharuan (update) informasi pada website. Tetapi selain itu juga dapat juga dimanfaatkan sebagai fasilitas untuk bagi pakai (Share) file via internet.
E-mail Server , Pengembangan sarana dan fasilitas e-mail bagi seluruh lingkup organisasi BP2HP baik di tingkat pusat maupun tingkat daerah. Dengan fasilitas tersebut organisasi dapat mengelola sendiri pengadaan account-account e-mail bagi interaksi antar anggota. Dan selanjutnya dapat dikembangkan sebagai sarana mailing list, Bulletin Board,dan sebagainya.

Realisasinya dapat dengan mengelola server sendiri yang terintegrasi dengan jaringan internet yang secara fisik dialokasikan pada suatu ruang khusus, alternatif ke dua adalah dengan mengalokasikan server web tersebut pada Perusahaan penyedia jasa Web host atau bekerjasama dengan Pusdatin Deptan serta menyerahkan manajemennya pada pihak penyedia jasa tersebut (co located Server).


Desain topologi Intranet Ditjen BP2HP


PEDOMAN PENGADAAN DAN PEMBAHARUAN PERANGKAT OLAH DATA ELEKTRONIK


Dalam rangka penyelenggaraan statistik dan sistem informasi di tingkat kabupaten/kota, propinsi, dan pusat perlu didukung oleh sarana / prasarana dan dana operasional yang memadai secara berkala dan berkesinambungan.

Unit-unit pengelola data dan informasi pertanian perlu dilengkapi dengan peralatan teknologi informasi berupa telepon, faksimil, komputer, dan akses ke internet serta piranti lunak yang dibutuhkan dalam operasional sehari-hari.

Dengan tersedianya perangkat olah data elektronis (komputer ) yang cukup handal dan akurat, melalui pengadaan perangkat baru serta peningkatan kemampuan perangkat yang sudah tersedia (upgrade), diharapkan dapat mendukung efisiensi & efektifitas kinerja secara teknis menghadapi kegiatan olah data lingkup organisasi.

Di dalam pembaharuan perangkat pendukung sistem adalah menyusun format standardisasi perangkat harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
1.Mendukung unjuk kerja kegiatan pengolahan dan pemasaran hasil pertanian secara efektif dan efisien
2.Interaktif dalam operasionalisasi baik di dalam lingkup maupun di luar lingkup Departemen Pertanian
3.Memiliki kompatibilitas yang baik
1.Mudah trend pengembangan teknologi informasinya (Upgradeable) dan murah perawatannya termasuk perolehan spare parts dan dukungan purna jual.






Spesifikasi perangkat komputer yang telah disusun untuk tahun 2001/2002 adalah sebagai berikut :


SPESIFIKASI PERANGKAT KOMPUTER
DITJEN BP2HP - TH 2001



Jenis perangkat
Notebook
Processor
Pentium III-600 s.d. Pentium IV 1.5 GHz

Pentium Celeron

AMD K6 III s.d. AMD K7
Mainboard
Chipset Intel/Via/Aladdin/Sis
Bus Architecture
PCI + USB + AGP
Memory
64MB s.d. 256 MB SDRAM
Harddisk
10 GB s.d. 80 GB EIDE ATA 66/UDMA
Disk Drive
1.44MB floppy drive
VGA Card
16 MB s.d.64 MB 3D AGP
Monitor
SVGA 14' s.d. 20 ' digital 0.28dpi
Casing
Casing Middle ATX
Keyboard
Keyboard 108 keys PS/2 Win 98
Optical Drive
CD ROM 50x s.d. 60 x
Ethernet card
LAN Card 10/100

merk :3com - Intel - DLink - Alied Telesync
Software
Microsoft WIndows 98 SE / ME

Office automation
Power Supply
250W ATX
Jaminan Purna jual
Garansi penuh 1 tahun


OPTIONAL

Sound card
Sound Card 128 bit
Speaker
Speaker Active Stereo
Modem
56Kbps Fax/modem internal







Jenis perangkat
: Notebook
Processor
Pentium III-600 s.d. Pentium IV 1.5 GHz

Pentium Celeron

AMD K6 III s.d. AMD K7
Memory
64MB s.d. 256 MB soDIMM slots
Expansions Slot
2xPCMCIA Slot Type II or Type III
Harddisk
10 GB s.d. 20 GB HDD
Disk Drive
1.44MB floppy drive
Optical Drive
Built iin 24x CD-ROM, or Higher Speed interchangeable with 6x/8x DVD-ROM (Hot Swappable)
I/O Interface
2 serial ports + 1 parallel port + 1 P/S2 Mouse port + 1 eksternal monitor port + USB
Video System
On-board 2x AGP display with 8 MB memory
Comm System
Integrated 56Kbps fax/data modem

Integrated 10/100 Ethernet With RJ45 jack for LAN Connection
Display
12.1 or 13.3 color TFT Display panel, supports dual view display on notebook screen and external monitor
Pointing Device
Built in touchpad pointing device
Software
Microsoft WIndows 98 SE / ME

Office automation
Power supply
100-240v fast charging AC Adapter, Up to 3 hours battery life
Jaminan Purna jual
Garansi penuh 1 tahun


Note :

Spesifikasi komputer di atas diperuntukkan sebagai spesifikasi umum perangkat komputer yang dapat dihubungkan ke dalam jaringan Intranet Deptan, yang mengacu pada spesifikasi minimum dari Pusdata Deptan





PENUTUP


Naskah Pedoman pengembangan Sistem data dan informasi ini pada dasarnya merupakan hasil dari keseluruhan kegiatan pengembangan sistem data dan informasi lingkup Ditjen Bina Pengolahan dan Pemasaran hasil Pertanian, dimana tahap-tahap kegiatan dari mulai inventaris , identifikasi, Format IO, matrikologi, Analisa, sampai pada Rencana pengembangan, dirangkum menjadi suatu hasil Pedoman yang selayaknya menjadi acuan di dalam pengembangan sistem data dan informasi pengolahan dan pemasaran hasil pertanian.

Sangat diharapkan pedoman ini dapat dipahami dalam penyelenggaraan perstatistikan dan pengembangan sistem informasi lingkup Ditjen BP2HP sebagai lembaga lingkup Departemen Pertanian yang turut bertanggung jawab di dalam pembangunan pertanian Indonesia.
DATA &
BASIS DATA




















5.1 PENGERTIAN DATA DAN INFORMASI
Kegiatan pengolahan data sudah dimulai sejak dahulu sejalan dengan perkembangan sistem catat mencatat, yaitu disaat kegiatan manusia sudah semakin banyak sehingga sukar bagi manusia untuk mengingatnya. Kegiatan catat mencatat ini dilakukan diberbagai bidang pekerjaan baik oleh perorangan, perusahaan atau pemerintahan. Dengan semakin bertambahnya jumlah dan arti. Data bagi manusia maka mereka berusaha untuk membuat alat yang dapat menggantikan manusia dalam hal catat mencatat atau administrasi ini.

Hal ini terjawab oleh kemajuan teknologi manusia dengan diciptakannya KOMPUTER sebagai alat pengganti tersebut. Kegiatan catat mencatat inilah yang sekarang disebut orang dengan istilah DATA PROCESSING. Pada saat ini kegiatan Data Processing ini sudah makin luas, baik dalam kegiatan yang berorientasi kepada ilmu pengetahuan. komersil/bisnis maupun kegiatan pemerintahan, sehingga data yang diolahpun akan bermacam-macam jenisnya sesuai dengan bidang pekerjaan tersebut. Data yang diolah di sini bisa berupa dokumen, surat, kata, bagan, grafik, kondisi, situasi, ide, objek dan lain-lain yang bisa kita tata. Jadi data tersebut bisa berupa kartu pegawai, daftar mahasiswa, daftar persediaan barang, catatan pemakai listrik, daftar penjualan barang. absensi murid dan lain sebagainya.

Dari keterangan di atas dapat diambiI kesimpulan bahwa data tersebut merupakan bahan yang akan diolah menjadi suatu bentuk, yang Iebih berguna dan lebih mempunyai arti, Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan data atau hasil proses dari Data tersebut.

Setelah dilakukan pengolahan. maka sifat data akan berubah sehingga bertambah kegunaannya yang dapat dipakai untuk suatu tujuan tertentu atau untuk analisa dan pengambilan keputusan. Biasanya informasi terdiri dari "Selected Data" yaitu data yang terpilih, tergabung dan disusun sesuai dengan kebutuhan dari pemakai data, masalah waktu. tempat dan fungsinya.

Proses perubahan dari data menjadi informasi merupakan fungsi utama dari pengolahan data. Cara pengolahan data menjadi informasi tersebut bisa bermacam-macam, misalnya secara manual dengan menggunakan alat hitung sempoa, secara mekanis dengan menggunakan register, secara elektris dengan menggunakan mesin hitung listrik atau dengan cara elektronis dengan menggunakan komputer.



Gambar 5.1 Proses pengolahan data

5.2 DARI BIT KE INFORMASI
Sejak diciptakan pertama kali, komputer bekerja atas dasar sistem biner. Sistem biner adalah sistem bilangan yang hanya mengenal dua macam angka yang disebut dengan istilah bit (binary digit), berupa 0 dan 1. Hanya dengan dua kemungkinan bilangan inilah komputer dapat menyajikan informasi yang begitu berguna bagi peradaban manusia.

Bit-bit dapat digunakan untuk menyusun karakter apa saja. Istilah karakter dalam dunia komputer berarti:
1. Huruf, misalnya A dan z.
2. Digit, seperti 0,1, 2,3,4,5,6,7,8, 9
3. Selain huruf maupun digit, seperti tanda +, - serta & dan bahkan simbol-simbol seperti β.

5.3 SATUAN DATA
Bit merupakan satuan data terkecil dalam sistem komputer.
Yaitu berupa byte, megabyte, gigabyte, terabyte dan petabyte.

Tabel 5.1 Satuan data
Satuan
Ekivalen
Keterangan
Bit

Terdiri dari nilai 0 atau 1
Nible
4 bit

Byte
8 bit
Untuk menyimpan sebuah karakter pada sistem ASCII atau EBCDIC
Kilobyte (KB)
1024 byte
Awal PC hanya memiliki memori sebesar 640 kilobyte
Megabyte (MB)
1024 kilobyte
Memori PC pada saat ini berkisar antara 64 – 256 megabyte
Gigabyte (GB)
1024 megabyte
Ukuran hard disk yang digunakan berkisar antara 20 – 40 gigabyte
Terabyte (TB)
1024 gigabyte
Database yang sangat besar
Petabyte (PB)
1024 terabyte
Penggunaan di masa mendatang

Selain berbagai istilah yang menggunakan istilah byte, kadangkala dijumpai istilah yang menggunakan bit seperti megabit. Penggunaan istilah ini biasanya dikaitkan dengan “per detik”, misalnya 10 megabit per detik. Istilah megabit per detik sering dinyatakan dengan Mbps (megabit per second). Dalam hal ini, megabit berarti 1.000.000 bit.




5.4 Data
Data adalah obyek yang diproses.
Untuk memproses maka data harus dibawa dari storage (tempat menyimpan) ke ALU (tempat proses)









Gambar 5.2 Pemrosesan data didalam ALU

Supaya data dapat diproses, maka data harus disimpan dahulu dalam storage. Penyimpanan data dalam storage berbeda-beda caranya. Perbedaan tersebut berkaitan dengan instruksi yang mengerjakannya dan untuk keperluan proses apa data tersebut disimpan.

Data dapat dibagi 2 golongan besar, yaitu
1.Character
Adalah data yang tidak akan mengalami perhitungan-perhitungan arithmetic
Misalnya :Nama pegawai, nomor pegawai
Data tersebut terdiri dari kombinasi semua karakter yang dikenal komputer (huruf Alphabetik, angka 0 – 9, symbol-simbol = + ? !, dll )
Contoh : Ratna, 89092189KJ
Di dalam komputer data ini disimpan dalam bentuk karakter mode.

2.Numerik
Adalah data yang akan mengalami perhitungan arithmetic
Misalnya : bilangan-bilangan
Cara menyimpan data ini bisa secara zoned decimal, packed decimal, binary maupun floating point.
Contoh : 876516, 100028






0.Hirarkhi Data
Bit (Binary Digit)
Adalah pembentuk data yang paling elementer dalam storage.
Ada 2 macam kombinasi bit, yaitu 0 (nol) dan 1 (satu).


Gambar 5.3 Representasi bit

Character (byte)
Adalah unit data terkecil dalam storage yang mempunyai address (alamat).
Macam-macam character :
- Angka : 0 - 9
- Huruf : A - Z
- Special character : + - * / = . , dsb
Character ini terbentuk dari kombinasi 8 bit.


Gambar 5.4 Hirarkhi data

Field / Item
Adalah kumpulan dari karakter-karakter yang membentuk suatu arti,
Misalnya : No. Mahasiswa, Nama Mahasiswa

Tabel 5.2 Contoh 3 buah Field dalam tabel

Field  Field  Field 


No. Mhs
Nama Mhs
------
1
120289001
Vikry Reviyanto

2
120289002
Kiky Misteria

3
120289003
Nazla Putika

4
120289004
Monica


Record / Rekaman / Tupel
Adalah kumpulan dari field-field yang lengkap.
Misalnya : record pegawai, akan memuat data-data (field) dari seseorang pegawai.

Tabel 5.3 Contoh 4 buah record dalam tabel


No
No. Mhs
Nama Mhs
------
Record 
1
120289001
Vikry Reviyanto

Record 
2
120289002
Kiky Misteria

Record 
3
120289003
Nazla Putika

Record 
4
120289004
Monica



File
Adalah kumpulan dari record-record yang sejenis.
Misalnya : File pegawai akan memuat semua record-record pegawai didalam perusahaan itu.

Tabel 5.4 Contoh Tabel File Data Mahasiswa

Field  Field  Field 


No
NIM
Nama Mhs
------
Record 
1
120289001
Vikry Reviyanto

Record 
2
120289002
Kiky Misteria

Record 
3
120289003
Nazla Putika

Record 
4
120289004
Monica




Basis Data
Adalah kumpulan dari bermacam-macam file yang disimpan didalam satu disk.





Gambar 5.5 Ada banyak file dalam sebuah database


Gambar 5.6. Representasi Data dalam Tabel (File)
1.Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Sistem basis data (database system) adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data. Database yang kompleks dan disertai dengan teknik pendokumentasian dan prosedur manipulasinya akan membentuk Sistem Manajemen Basis Data (DataBase Management System – DBMS)

Basis data mempunyai beberapa criteria penting, yaitu:
1.Berorientasi data dan bukan berorientasi program
2.Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu menguah basis datanya
3.Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya
4.Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
5.Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Komponen-komponen sistem basis data adalah
Hardware, sebagai pendukung operasi pengolahan data seperti CPU, memori, disk, terminal dan sebagainya.
Software sistem operasi (Windows 9x, Windows 2000/XP, Linux, UNIX)
Software pengelola basis data (DBMS) seperti MS-Access, SQL, Oracle)
Software program aplikasi misalnya Visual Basic, Delphi, Visual Foxpro)
Basis data (semua data yang diperlukan, dipelihara, dikelola oleh Sistem Basis Data)
Pemakai/pengguna basis data (user)

Pengguna (user) basis data meliputi:
7. Database Administrator
pengguna yang memiliki kewenangan sebagai pusat pengendali seluruh sistem basis data maupun program-program yang mengaksesnya, menentukan pola struktur basis data, memodifikasi, membagi tugas pengolahan dan memberikan otoritas tertentu, dan sebagainya.


8. Aplication programmers
yaitu programmer aplikasi yang berinteraksi dengan sistem melalui pemanggilan Data Manipulation Language (DML) yang dimasukkan ke dalam program yang tertulis.
c. Sophisticated Users
Yaitu pengguna yang berinteraksi dengan sistem tanpa harus menuliskan sendiri programnya diganti dengan melakukan permintaan (request) dalam bentuk bahasa query basis data. Seperti menggunakan MS-Access, SQL dan sebagainya.

d. Specialized Users
Yaitu pengguna yang menuliskan program aplikasi basis data khusus yang tidak sesuai dengan framework pemrosesan data tradisional. Contoh: Sistem pakar, multimedia dan sebagainya.

e. Naive Users
Yaitu pengguna yang berinteraksi dengan sistem dengan cara memanggil salah satu program aplikasi yang telah disediakan. Contoh: operator pada bagian teller, gaji, personalia, dan sebagainya.


Gambar 5.7 Komponen DBMS

Manfaat yang diperoleh dari penyusunan database adalah
Mengatasi kerangka (redundancy) data
Penyimpanan data yang sama pada beberapa tempat selain bisa menyulitkan pemakai tentang aktualisasi data juga memboroskan tempat penyimpanan, maka basis data akan mendeteksi dan menghindari jika terjadi kerangkapan data.
Menghindari terjadinya inkonsistensi data
Akibat lain jika terjadi kerangkapan data, maka jika terjadi perubahan pada data yang satu sedangkan yang lain tidak dirubah akan terjadi ketidakkonsistenan data. Untuk itu database akan menyesuaikan terhadap data yang sama jika terjadi perubahan, jadi semua data akan selalu ter-update.

Mengatasi kesulitan dalam mengakses data
Memudahkan jika suatu saat akan diambil atau dicetak data yang memiliki criteria tertentu, misalnya pada tanggal tertentu, alamat tertentu, jumlah tertentu dan sebagainya.

Menyusun format yang standar dari sebuah data
Data yang sama pada file yang berbeda harus memiliki format data berupa tipe dan jangkauannya harus sama. Ketidaksamaan format data akan mengakibatkan sulit atau tidak biasanya pengaksesan data yang lain.

Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user)
Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

Melakukan perlindungan dan pengamanan data (data security)
Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.

Menyusun integritas dan independensi data
Basis data merupakan data komplek yang bisa diintegrasikan, sehingga memanipulasi untuk mendapatkan berbaai bentuk lembar kerja dan laporannya yang diinginkan. Namun demikian masing-masing data tidak saling tergantung terhadap data yang lain. Data-data dalam basis data bisa saling berdiri sendiri.

2.Database Management System (DBMS)
Sistem manajemen basis data (DataBase Management Systems – DBMS) berisi kumpulan data yang saling berelasi dengan set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari database dan set program untuk menambah data, menghapus data, mengubah, mengambil dan membaca data. Set program pengelola merupakan suatu paket program yang dibuat agar memudahkan dan mengefisienkan pemasukan atau perekaman informasi dan pengambilan atau pembacaan informasi ke dalam basis data.

DBMS merupakan software yang mengatur proses pengelolaan basis data. Pengelolaannya meliputi pembuatan database, akses terhadap database serta penyimpanan data dalam database.

Manfaat penggunaan DBMS adalah
Untuk mengorganisasikan dan mengelola data dalam jumlah besar.
Untuk membantu dalam melindungi data dari kerusakan yang disebabkan penggunaan atau pengaksesan yang tidak sah.
Memudahkan dalam pengambilan kembali data (data retrieval)
Untuk memudahkan dalam penggunaan atau pengaksesan data secara bersamaan dalam suatu jaringan.

Keunggulan DBMS adalah
6.Praktis
Penggunaan media penyimpan yang berukuran kecil namun padat informasi.
7.Cepat
Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih cepat daripada manusia
8.Mengurangi kejenuhan
Menghindari pekerjaan yang berulang-ulang dan monoton yang bisa membosankan
9.Terbaru (up to date)
Informasi yang tersedia mutakhir dan akurat setiap saat.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS:
1. Data Definition Language (DDL)
Mempunyai fungsi utama untuk mendefinisikan data dalam database secara logika, diantaranya yaitu
1.Digunakan untuk mendefinisikan karakteristik dari record (meliputi nama, tipe dan lebar dari field)
2.Untuk menentukan kunci field
3.Menyediakan cara untuk menentukan hubungan dengan data di file lain
4.Untuk merubah struktur dari record
5.Untuk menampilkan struktur dari record
Tabel 5.5 Contoh Tabel data Mahasiswa
Field Name
Type
Width
Dec
Ket
NIM
Character
8

Primary Key
Nama Mhs
Character
20


Alamat
Character
25


Tgl Lahir
Character
8



Tabel 5.6 Contoh Tabel data IPK mahasiswa
Field Name
Type
Width
Dec
Ket
NIM
Character
8

Primary Key
Nama Mhs
Character
20


IPK
Numeric
4



Dari kedua tabel 5.5 dan tabel 5.6 diatas dapat dihubungkan dengan Field Name NIM yang berfungsi sebagai primary key, sehingga terbentuklah sebuah basis data.

2. Data Manipulation Language (DML)
Digunakan untuk memanipulasi basisdata yang telah didefinisikan dengan DDL. DML menyediakan beberapa commad, diantaranya adalah
USE untuk menggunakan file database tertentu
APPEND untuk menambahkan atau mengisikan data ke file database
EDIT untuk mengoreksi data
REPLACE untuk menggantikan data suatu field
LIST untuk menampilkan data
DISPLAY untuk menampilkan data
SORT untuk mengurutkan data
FIND untuk mencari data tertentu yang telah diindeks

DML merupakan suatu paket DBMS yang memperbolehkan pemakai untuk mengakses atau memanipulasi data sebagaimana yang telah diorganisasikan sebelumnya dalam model data yang tepat.

Dengan DML , pengguna dapat melakukan:
Mengambil informasi yang tersimpan dalam basisdata
Menyisipkan informasi baru dalam basisdata
Menghapus informasi dari tabel

3.Tipe File
Tipe-tipe file yang digunakan dalam DBMS dibedakan menjadi:
1.File induk (master file)
Di dalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting, karena berisi record-record yang sangat perlu didalam organisasi. File ini akan tetap terus ada selama hidup dari sistem. File induk dapat dikategorikan lagi menjadi:
2.File induk acuan (reference master file) yaitu file induk yang recordnya relative statis, jarang berubah nilainya.
Misalnya adalah file daftar gaji, file daftar matakuliah.`
3.File induk dinamik (dynamic master file) yaitu file induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (up-dated) sebagai hasil dari suatu transaksi.
Misalny: file induk data barang, yang setiap saat field unitnya harus dimutakhirkan bila terjadi transaksi.
4.File transaksi (transaction file)
File transaksi disebut juga nama input file. File digunakan untuk merekam data hasil dari transaksi yang terjadi.
Contoh: file penjualan, yang berisi data hasil transaksi penjualan.
5.File Laporan ( report file)
File ini disebut juga dengan nama output file, yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan. Isi dari file biasanya diambilkan dari field di satu atau lebih master file untuk mempersiapkan pembuatan laporan.
6.File Sejarah (history file)
File sejarah disebut juga file arsip (archival file) merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan sebagai arsip.
7.File pelindung (backup file)
Merupakan salinan dari file-file yang masih aktif didalam basisdata pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai pelindung atau cadangan bila file basisdata yang aktif mengalami kerusakan atau hilang.

4.Latihan Soal
1.Jelaskan perbedaan antara data, pengolahan dan informasi ?
2.1024 byte = ……. Bit
3.1 GB = ……. Byte
4.Jelakan perbedaan Field dengan file, berikan contohnya ?
5.Berikan perbedaan antara DDL dengan DML, berikan contoh perbedaannya.
6.Mengapa dibutuhkan basisdata dan DBMS dalam suatu system data
7.Jelaskan macam-macam tipe file dalam basisdata
8.Sebutkan dan jelaskan macam-macam data
9.Sebutkan dan jelaskan hirarkhi data dan berikan masing-masing contohnya
10.Siapa saja yang menggunakan basisdata, jelaskan.

5.Tugas Mandiri
Buat beberapa tabel yang dapat membedakan antara field, record, file dan database

5.10 Pustaka Utama

1. Turban, Rainer, Potter, Introduction to Information Technology, John Wiley & Sons.Inc., New York, 2005
2. Aji Supriyanto, Pengantar Teknologi Informasi, Salemba Infotek, 2005
3. Jogiyanto Hartono, Pengenalan Komputer, Andi Yogyakarta, 2004

5.11 Pustaka Pendukung
1.Gordon B. Davis, Management Information Syastems, Conceptual Foundatioan, Structure, and Development, Second Edition, New York McGraw-Hill Book Company, 1984
2. Gordon B. Davis, Computer Data Processing, Second Edition, New York McGraw-Hill Book Company, 1973.
3. James D. Shoeffler, Minicomputers: Hardware, Software, and Aplications, The Institute Of Electrical And Engineers, Inc, New York, 1972.





MODUL
MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS (3 SKS)
Oleh: Irmulan Sati T., SH, M.Si


POKOK BAHASAN
Tahap Satu: Defining the problem / opportunity & Fact Finding dalam Manajamen Humas

DESKRIPSI
Pokok bahasan ini membahas tentang tahap pertama dalam manajemen PR yang meliputi proses manajemen, analisa situasi yang didalamnya sekaligus mengkaji analisa stakeholder dan mekanisme riset yang dibutuhkan dalam tahap pertama tersebut.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat memahami dan mampu menjelaskan kembali tahapan pertama manajemen PR.

BAHAN PUSTAKA
Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom, Effective Public Relations, edisi kesembilan, terjemahan, Prenada Media, Jakarta, 2006.

Pengantar
Dalam Proses Manajemen dikenal empat tahap yang akan dibahas di bawah ini, namun esensinya sama dengan Tahap Manajemen Humas, yaitu tahap:
Fact finding, Planning, Communicating dan Controlling


Step One: Fact Finding
Defining Public Relations Problems

Practitioners of this type of public relations use theory and the best available evidence in a four-step problem-solving process:
Defining the problems (or opportunity). This first step involves probing and monitoring knowledge, opinions, attitudes and behaviors of those concerned with and affected by the acts and policies of an organization. In essence, this is an organization’s intelligence function.
Planning and programming. Information gathered in the first step is used to make decisions about program publics, objectives, action and communication strategies, tactics and goals. This involves factoring the finding from the first step into the policies and programs of the organization.
Taking action and communicating. The third step involves implementing the program of action and communication designed to achieve the specific objectives for each of the publics to accomplish the program goal.
Evaluating the program. The final step in the process involves assessing the preparation, implementation and result of the program. Adjustments are made while the program is being implemented, based on evaluation feedback on how it is or it is not working. Programs are continued or stopped after learning,”How are we doing, or how did we do?”
In this chapter, we will concentrate on the research and fact-finding methods necessary for beginning the strategic planning process. Monitoring the social environment is not the first step in the process. Without researching a problem situation, practitioners run the risk of acting like the six blind men from Indostan.

Keterangan:
Dalam tahap satu manajemen proses ini, intinya sebagai praktisi PR diminta untuk melakukan analisa situasi yang dalam terminologi PR disebut sebagai STAKEHOLDER ANALYSIS. Kegiatan ini intinya memetakan faktor-faktor yang berhubungan langsung maupun tidak langsung mempengaruhi proses pembuatan kebijakan organisasi. Disamping itu memetakan stakeholder utama PR yang masing-masing organisasi berbeda-beda. Pertama-tama yang harus dipahami adalah perlunya PR memahami secara rinci karakteristik organisasi tempatnya bekerja, baru kemudian mampu memetakan stakeholder dan kebutuhan-kebutuhannya. Sehingga dapat dengan tepat menyusun perencanaan pada tahap kedua proses manajemen ini.
Analisa stakeholder tersebut juga melihat faktor eksternal dan faktor internal, baik yang positif dan negatif. Dimana stakeholder tersebut merupakan kelompok masyarakat yang dalam teori sistem merupakan bagian dari sistem organisasi. Mereka bersifat interdependen dengan organisasi, saling berkaitan satu sama lain.
Analsis stakeholder adalah proses mengidentifikasi siapa yang terlibat dan siapa yang dipengaruhi suatu situasi. Stkeholder orang-orang – dalam pengertian dalam teori sisitem – yang menjadi bagian dari sistem yang sama seperti organsasi. Mereka berhubungan secara interdependen dengan organisasi, yang berarti bahwa apa yang meraka tahu, rasakan dan lakukan akan mempengaruhi organisasi dan vice versa. Dalam rangka membangun dan mempetahankan hubungan yang saling menguntungkan, organsasi malekukan analisis stakeholder secara periodik untuk memonitor bagaimana kebijkan, prosedur, keputusan, tindakan dan tujuan organsiasi akan mempengaruhi pihak lain. Kelompok stakeholder yang berbeda-beda dapat diurutkan berdasarkan sejauh mana masing-masing selain tergantung dengan organisasi dalam situasi problem tertentu. Perhatakan bahwa tidak semua yang di identifikasikan sebagai stakeholder adalah publik untuk program yang didesain untuk mengatasi problem tertentu.
Dalam mendukung kegiatan ini, PR haruslah memahami proses riset yang dibutuhkan dalam kerangka fact finding. Diawal riset mungkin bisa menggunakan beberapa pertanyaan sederhana yang harus dijawab oleh PR yang meliputi:
What is the sourse of concern?
Where is this a problem?
When is it a problem?
Who is involved or affected?
How are they involved or affected?
Why is this a concern to the organization and its publics?
Proses riset tersebut sangatlah beragam, ada dua pendekatan yang mendasar yakni riset formal dan riset informal. Informal riset meliputi (a) personal contacts (hubungan baik dengan pihak-pihak yang terkait dalam case yang dihadapi PR dalam organisasi, case tersebut bisa dari internal maupun eksternal, semacam dengan serikat buruh, editor media cetak, ect).
(b) key informants meliputi nara sumber yang dapat diwawancarai secara mendalam tentang case dalam organisasi sebagai sinyal awal terhadap case organisasi. (c) Focus group and community forum merupakan kelompok diskusi dengan nara sumber kunci yang dilakukan secara rutin, baik kelompok konsumen, komunitas, opinion leader di masyarakat maupun serikat buruh.
(d) Advisory committees and Boards meliputi tenaga ahli yang mampu memberikan advis dan petunjuk kepada top manajemen dalam organisasi untuk kasus khusus. (e) Ombudsman meliputi kegiatan khusus yang dilakukan dalam menangani masalah tersebut, khususnya aspek hukum dalam organisasi, bisa sebagai second opinion untuk legal aspect, serta memiliki maupun mendeteksi problem, sekaligus memiliki otoritas dalam mengelola masalah dan komplain.
(f) Call in telephone lines, merupakan telephon khusus untuk menerima komplain, biasanya konsumen. (g) Mail analysis merupakan analisa surat-surat. (h) Analisa isi, merupakan aplikasi prosedur sistematis untuk menentukan secara objektif apa yang dilaporkan dalam media. Kliping pers dan laporan monitor siaran, semua tersedia dalam layanan komersial, telah lama dipakai sebagai basis untuk analisis isi. Analisis isi itu mengindikasikan hanya apa yang dicetak atau disiarkan, bukan apa yang dibaca atau didengar. Dan analisis isi tidak mengukur apakah audien memahami atau percaya kepada isi pesan itu atau tidak. Misalnya, analisis terhadap kliping koran memberikan pengukuran yang berguna terhadap pesan apa yang ditempatkan di media, tetapi tidak menunjukkan dampaknya.
(i) Survei, merupakan penelitian sistematis terhadap sebagian populasi yang dikaji. Survei dilakukan dengan banyak cara, antara lain melalui surat, via telepon dan online. Metode yang dipakai akan tergantung kepada prosedur sampling yang dipakai, pertanyaan yang diajukan dan bagaimana pertanyaan itu diajukan.
(j) Analisis sekunder dan database online. Melakukan riset tidak selalu membutuhkan pengumpulan data sendiri. Analisis sekunder menggunakan kembali data yang telah dikumpulkan oleh orang lain, yang seringkali untuk tujuan yang berbeda. Publikasi khusus dan jurnal akademik secara teratur mempublikasikan data riset. Banyak riset dilakukan untuk menjawab pernyataan yang sebelumnya dijawab oleh periset yang kompeten dan di review oleh dewan editorial ahli. Pencarian online memudahkan dan memurahkan pencarian literatur riset untuk studi pada topik tertentu. Sebelum mendesain dan melakukan riset sebaiknya mengeksplorasi terlebih dahulu kemungkinan bahwa telah ada orang lain yang melakukan dan mempublikasikan hasilnya.


Analisa Situasi
Pernyataan problem merupakan deskripsi ringkas tentang sitausi dan sering kali ditulis dalam kalimat atau paragraf yang pendek. Sebaliknya, analisis situasi adalah sekumpulan hal- hal yang diketahui tentang situasi, seperti sejarahnya, kekuatan yang mempengaruhinya dan mereka yang terlibat atau terpengaruh secara internal dan eksternal. Analisis situasi memuat semua latar belakang informasi yang diperlukan untuk menjelaskan dan mengilustrasikan secara detail makna dari sebuah pernyataan problem.
Dalam proses analisis situasi, seseorang bisa mendefinisikan dan memperbaiki pernyataan problem secara jelas dan spesifikk. Biasanya proses definisi ini dimulai dengana pernyataan problem tentatif, yang diikuti dengan investasi nalisis situai. Dari sini kemudian dilakukan perbaikan definisi problem, dst. Analsis situasi menghasilkan apa yang olel praktis kehumasan dinamakan “fact book” (buku fakta) yang sering kali dalam bentuk infromasi yang dikumpulkan dalam fiel atau jilid lepas.
Bagian mengenai faktor internal berhubungan dengan kebijakan, prosedur dan tindakan organisasi yang berhubungan dengan sitausi problem. Analisis sitiasi tidak memulai dengan memberi perhatian pada publik dan faktor eksternal, melainkan pada pengkajian menyeluruh terhadap persepsi dan tindakan dari aktor-aktor kunci dalam struktur organisasi dan pada proses unit organisasi yang relevan dengan problem, beserta sejarah keterlibatan organsiasi.
Analisis situasi internal juga mencakup ”aduit komuniaksi ” – dokumentasi sistematis atas kegiatan komunikasi perusahaan dengan tujuan memahami bagaimana organisasi berkomunikasi dengan publiknya. Seorang praktisis mendeskripsikan audit komunikasi sebagai berikut:
”Analsis lengkap terhadap komunikasi organsasi – internal dan/atau eksternal – yang dirancang untuk – mengambil gambaran – tentang kebutuhan komunikasi, kebijakan komunikasi dan kemampuan komunikasi dan untuk menemukan data yang dibutuhkan agar manajemen bisa membuat keputusan yanag baik tentang tujuan masa depan komunikasi organsiasi.”
Seperti halnya dalam model terbuka, praktisi melakukan audit untuk mempelajari secara detail mengenai bagaimana, apa dan kepada siapa mereka berkomunikasi. Audit memberi pembuat keputusan sebuh gambaran yanag jelas tentang apa yanag sudah dalakukan dan memberi basis untuk menentukan perubahan apa yang perlu dilakukan.
Bagian esensi lain dari analisis situasi inetrnal adalah selalu memperbarui almanak organsisi. File ini tidak hanya berfungsi sebagai referensi penting latar belakang organisasional saat menangani problem tertentu, tetepi juga memberikan ide dan informasi untuk pidato, pamflet, laporan khusus, pameran dsna perminataan media. Kebanyakan organsasi tidak punya pustakawan atau sejarahwan, sehingga departemen PR lah yang menangani pertanyaan yang tidak bisa djawab oleh departemen lain. Wartawan mengahrapkan jawaban yanag cepat. Akses informasi yanag akurat dan komplit tentang organsasi, sejarahnya, kinerjanya dan manjernya, membuat departemen PR siap untuk memulai menangani krisis atau rumor.
Setelah membantu mengembangkan pemahaman situasi problem dan sisi organisasional, seorang analisis kemudian memfokuskan pada daktro eksternal, baik itu yang postitif maupun negatif. Titik awalnya bisa berupa tinjauan sistematis atas sejarah situasi problem di luar organisasi. Analisis situasi juga membutuhkan studi detail terhadap siapa yang sekarang ini terlibat atau dipengruhi dan bagaimana hal itu terjadi. Riset yang dilakukan oleh PR biasanya mencakup antara lain pengumpulan informasi tentang stekholder, apa yang mereka tahu, bagaimana perasaan atau pandangan mereka dan apa yang mereka lakukan berkenaan dengan problem.
Setelah membantu mengembangkan pemahaman situasi problem dari sisi organisasional, seorang analsis kemudian memfokuskan pada faktor eksternal, baik itu yang positif maupun negatif. Titik awalnya bisa berupa tinjauan sistematis atas sejarah situasi problem di luar organisasi. Analisis situasi juga membutuhkan studi detail terhadap siapa yang sekarang ini terlihat atau dipengaruhi dan bagaimana hal itu terjadi. Riset yang dilakukan oleh PR biasanya mencakup antara lain pengumulan infromasi tentang stkeholder: apa yang meraka tahu, bagaimana perasaan atau pandangan meraka dan apa yang mereka lakukan berkenaan dengan problem.
Arti penting dari pemahaman situasi speisifik oleh stkehodler juga tampak dalam teori pesan dan seleksi medai Van Luraen : 1) pengguna memilih medai dan pesan untuk tujuan rasionalnya sendiri dan tujuan persoalannya sendiri; 2) pengguna akan memberikan sendiri makan kepada pesan tertentu; 3) perilaku pengguna merefelukiskan kemungkinan komunikasi masa depan yang diharapkannya dan juga sejarah motivasi, niat dan penguatannya di masa lalu.

Lampiran:
Content of Situation Analysis
I. INTERNAL FACTORS
*0Statements of the organization’s mission,charter,bylaws,history,and structure
*1List, biographies, and photos of key officers, board members,managers , and so forth
*2Descriptions and histories of programs,product,services, and so forth
*3Statistic about resources,budget,staffing,sales,profits,stockholders, and forth
*4Policy statements and procedures related to the problem situation
*5Position statements and procedures related to the problem situation
*6Description of how the organization currently handles the problem situation
*7Descriptions and lists of the organization’s internal stakeholders
*8Lists of organizational media (two-way) for communicating with internal groups

II. EXTERNAL FACTORS
1.Clippings from newspaper,magazine,trade publication, and newletter coverage of the organization and the problem situation.
2. Reports, transcripts, and tapes of radio, televison, and cable coverage
3. Content analyses of media coverage
4. Lists of media,journalists, columnist, talk-show hosts, freelance writers, and producers who report news and features about the organization and issue related to the problem situation
5. Lists of and background information on individuals and groups who share the organization’s concerns,interests, and positions on the problem situation (including their controlled internal and external media outlets)
6. Lists of and background information on individual and groups who oppose the organization’s concern, internests, and positions on the problem situation (including their controlled internal and external media outlets)
7. Results of surveys and public opinion polls related to the organization and the problem situation
8. Schedules of special events, observances, and other important dates related to the organization and the problem situation.
9. Lists of government agencies,legislators, and other officials with regulatory and legislative power affecting the organization and the problem situation
10. Copies of relevant regulations, legislation, pending bills,referenda, government publications, and hearing repots
11. Copies of published research on topics related to the problem situation
12. Lists of important reference books,records, and directories, as well as their locations in the organization

1.SO strategies build on organizational strengths to take advantage of opportunities in the external environment.
2. ST strategies also build on organizational strengths to counter threats in the external environment
3. WO strategies attempt to minimize organizational weaknesses to take advantageof external opportunities
4. WT strategies attempt to minimize both organizational weaknesses and environmental threats.

Checklist for starting a Research Project
8.How will the results obtained from the research be used? This may seem like an obvious, but it is ofen easy, particularly in time of crisis, to jump into a research project without a plan for using the results,
9.What is the specific population (public) being studied, and how should the sample be chosen? In some studies, determining the population in question can constitu one of the more difficult aspects. Wise sample selection can minimize project costs and maximize the accuracy of result
10.What type of research technique is most appropriate in this instance? Do not automatically assume that a survey is best. Perhaps a focus group or secondary research will yield better results.
11.If a survey is to be used, what sort of field methodology will be most efficient? There are three primary choices here; mail,telephone, and in-person interviews. The practitioner should be familiar with the pros and cons of each.
12.Are closed-ended questions, open-ended questions, or a combination of the two recommended? The response to the first question above will have a major effect on the types of question used.
13.What is the experience level of the research firm being considered, and what are the backgrounds of its personnel? It is especially important to inquire into the firm’s experience with the particular type of research being contemplated. Do not be afraid to ask for references.
14.How will the data be analyzed and the results reported? This is very important! Many practitioners have assumed that they were purchasing complete reports, only to be handed stacks of computer runs as the final product.
15.How soon will the results be provided? The luxury of proper planning, when available, can prevent a research project from becoming an unnecessarily costly undertaking.
16.How much will it cost? Professional research is expensive. It is wise to obtain written proposals from three firms. At the same time, many problems can be prevented by insisting that the proposals address each of these nine questions.